Gran parte delle nostre attività sono guidate dall’urgenza e non dall’importanza.
C’è un paradigma che ha ormai preso il sopravvento nell’indirizzare le nostre attività sia all’interno delle aziende ma anche nella nostra vita privata: l’urgenza. Allochiamo gran parte del nostro tempo per gestire le urgenze e questo talvolta ci sembra un destino ineluttabile a cui non riusciamo a sottrarci. Certo ci sarebbe anche un altro paradigma da mettere sul tavolo: l’importanza. Siamo tutti d’accordo che sarebbe raccomandabile dedicare buona parte del tempo alle cose importanti. Però c’è un problema: quasi tutte le cose importanti non sono urgenti. Certo trovare un’ora per fare attività fisica due/tre volte alla settimana sarebbe fondamentale per la nostra salute nel lungo periodo ma ci sono sempre altre urgenze che spuntano fuori all’ultimo secondo e quindi alla fine decidiamo di rimandare l’allenamento. E lo stesso sul lavoro: sarebbe importante fare quel percorso di formazione per migliorare le nostre competenze o allocare tempo per parlare di più con i membri del nostro team. Purtroppo, però c’è sempre qualche problema che viene fuori all’ultimo secondo che dobbiamo gestire quindi a malincuore rimandiamo la formazione o quell’incontro di confronto a data da destinarsi.
Cerchiamo però di guardare le cose da un’altra prospettiva: siamo sicuri che tutto ciò che è urgente sia anche importante?
La matrice di Eisenhower
Chi aveva le idee ben chiare sul tema era Dwight Eisenhower. Il 34esimo presidente degli Stati Uniti ha infatti affermato: “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.” (Dwight Eisenhower)
La matrice di Eisenhower classifica le attività secondo i due paradigmi di importanza e urgenza.
Figura 1: la matrice di Eisenhower
Nel quadrante I (in alto a sinistra) ci sono le cose sia urgenti che importanti e quindi lo definiremo il Quadrante delle Criticità. È il caso di una situazione di crisi con un cliente prioritario, o di un difetto di produzione di un macchinario, o di un deal con una scadenza perentoria che dobbiamo chiudere assolutamente ma anche il terminare la presentazione per il board, per l’incontro con il nostro capo o per un meeting commerciale. È ovvio che strutturalmente passeremo parte del nostro tempo in questo quadrante e il nostro ruolo richiede di gestire con efficacia queste situazioni pressanti o di potenziale crisi. Tuttavia, dobbiamo anche renderci conto che molte attività importanti diventano urgenti a causa della procrastinazione e della cattiva organizzazione, perché non facciamo abbastanza prevenzione e pianificazione.
In sostanza non passiamo abbastanza tempo nel Quadrante II (in alto a destra) che definiremo Quadrante della Qualità. Questo è il Quadrante in cui allochiamo il tempo alla pianificazione di lungo termine, alla tematiche di natura strategica e non solo tattica, in cui analizziamo i problemi strutturali, preveniamo e evitiamo i problemi futuri, ragioniamo sulla distribuzione delle responsabilità e sulla delega, aumentiamo le competenze professionali nostre e dei nostri colleghi attraverso la formazione e l’apprendimento di tematiche chiave, dedichiamo del tempo all’ascolto dei nostri collaboratori attraverso incontri dedicati. Passare del tempo nel Quadrante della Qualità migliora il nostro potenziale di lungo periodo e ci fa diventare delle persone e dei leader migliori. Riduce inoltre la dimensione del Quadrante delle Criticità in quanto la pianificazione, la prevenzione e la preparazione impediscono a molte cose importanti di diventare urgenti.
Le attività del Quadrante della Qualità non sono incombenze che bussano alla nostra porta quando meno ce l’aspettiamo o ci ritroviamo all’improvviso nella nostra casella email o nella chat di Teams. Dobbiamo consapevolmente trovare spazio nella nostra agenda per queste attività anche se potremmo facilmente rimandarle senza impatti nel breve periodo. Proprio per questo sono le prime che rimandiamo quando siamo travolti dall’urgenza.
Quello che accade purtroppo, è che sacrifichiamo il Quadrante II perché siamo troppo impegnati nel Quadrante III, quello delle cose urgenti ma non importanti, che chiameremo il Quadrante dell’Illusione perché il rumore dell’urgenza crea l’illusione dell’importanza. Avete presente quelle riunioni fiume che non vi danno alcun valore e che potreste tranquillamente saltare? O l’incontro con quella persona che potevate evitare? O quel report che vi fa perdere tempo ma che ormai non guarda più nessuno? E potremmo andare avanti all’infinito. Pensiamo di trovarci nel Quadrante I mentre in realtà stiamo solo seguendo la dinamica dell’urgenza.
Escludendo il Quadrante IV (dello Spreco), che ovviamente è tempo buttato in attività inutili e che quindi dovrebbe avere peso uguale a zero, il tema chiave da tenere in considerazione è quello del trade off tra Quadrante II e Quadrante III. Dovremmo cioè impegnarci a riallocare il tempo dalle cose urgenti (ma non importanti) a quelle importanti (ma non urgenti). Così facendo riusciremmo anche a ridimensionare il Quadrante delle Criticità prevenendo gran parte delle situazioni di crisi.
Ovviamente questa strategia è semplice sulla carta ma difficile da mettere in pratica. Lo sappiamo che trovare del tempo per allenarci ci allungherebbe la vita ma poi non si sa perché tendiamo sempre a fare altro. Siamo consapevoli di ciò che dovremmo fare ma c’è sempre un gap con quello che poi facciamo veramente: dobbiamo chiudere questo gap. Come?
Fermandoci ogni tanto per fare il punto della situazione e capire quali sono le cose veramente importanti e quindi porre il focus quasi esclusivamente su quelle. Sulle altre abbiamo due soluzioni:
1) usare il Rasoio di Occam per semplificare ed eliminare ciò che ormai è inutile, ridondante e non fornisce valore aggiunto. Ad esempio, riunioni, report, parti di processo ereditate dal passato o frutto dell’abitudine ma che in realtà non servono più;
2) imparare a delegare e a non seguire tutto in prima persona, pur mantenendo ovviamente lo strumento del controllo.
Attenzione però perché fare il punto della situazione è un’attività del Quadrante II e quindi corriamo il rischio di rimandarla perché non è urgente!
Bibliografia
Covey, Stephen R. First Things First. Gribaudi, 2008.
